各部门、各单位：

为切实做好学校档案收集、整理、移交与保管工作，依据《高等学校档案管理办法》（教育部 国家档案局第27号令）和《四川铁道职业学院档案管理细则（试行）》（川铁职院〔2021〕82号）等文件规定，结合学校实际，现将2026年档案归档工作通知如下：

一、归档范围

各部门、单位要高度重视立卷归档工作，指定专人作为档案立卷人，严格依照《校内各部门文件材料归档范围和保管期限、分类表》，对2025年度及以前年度各项工作活动中产生的、具备查存利用和保存价值且属于归档范畴的各类材料，全面开展立卷归档工作，做到应收尽收、应归尽归。归档材料包括且不限于以下类别：

（一）文书档案：各类正式文件、请示报告、批复函件、会议纪要、工作方案、总结报告、合同协议、审批材料等纸质材料及对应电子文件，需完整配套、要素齐全。

（二）声像档案：工作开展、活动举办过程中形成的代表性照片、光盘、录音带、录像带等，需真实反映事件原貌。

（三）实物档案：省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等荣誉实物；校地合作、校际交流和外事活动中具有保存价值的实物档案。

（四）育人成果档案：各二级学院、内江校区管委会每年形成的毕业学生信息表、毕业证书领取表、毕业生作品成果集等。

二、归档时间

各部门、单位按自然年度整理、自检2025年形成的各类档案材料（含此前年度应归档却未移交的材料），2026年5月13-15日，向学校档案室移交。

逾期未交的，将视情况进行校内通报，影响学校档案整体管理工作的，将按相关规定落实责任。

三、归档要求

（一）所有应归档材料须全面收集，做到正文、附件、审批手续等齐全，无缺页、漏项、破损情况。

（二）归档材料原则上需提交原件，特殊情况无法提供原件的，须书面说明原因并经分管/联系校领导签字，复印件需清晰可辨、与原件核对无误。

（三）严格实行“形成单位立卷”归档制度。各部门、单位的材料归档包括分类、回形针或燕尾夹装订、去除金属物、电子文本等数据录入档案管理系统等环节。按系统录入顺序从小到大的排序装盒，盒子封面用铅笔注明相关信息。

1.文件类材料以“件”为单位归档，凡有文字、图表的页面均需编辑页码，每份文件从“1”开始以此编码，标注于页面右下角，清晰可辨。

2.OA办公系统中本部门办理完毕形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

3.录音、录像光盘的外盒须规范粘贴标签,注明档案名称、形成时间、形成部门等；同时附文字说明，明确事由、时间、地点、人物；照片要求7寸彩照纸质版与高清电子版，单独附文字说明。（四）为保障归档质量，各部门、单位立卷归档时可主动联系部门分管/联系领导指导，或者与学校档案工作人员沟通，检查合格的案卷或文件方可填写档案移交清单一式二份，由部门、单位负责人审核签字盖章后，向学校档案室移交。

四、工作要求

1.档案是学校办学活动的重要历史凭证，各部门、单位要充分认识档案归档工作的重要性，指定专人负责，确保归档工作有序推进。

2.各部门、单位主要负责人对本部门档案归档工作总负责，要层层把关、严格审核，杜绝虚假材料、残缺材料、不规范材料归档。

3.学校档案室负责档案归档工作的业务指导、检查验收和接收保管，工作人员要主动下沉各部门、单位开展指导服务；各部门、单位遇有归档工作疑问，可及时与档案室沟通联系，共同提升学校档案管理整体水平。

四川铁道职业学院办公室

2026年4月1日